Сви који желе да у Р.Србију путем организованог превоза упуте већу количину робе треба да се обрате Генералном конзулату ради издавања потврде о томе да се ради о транспорту хуманитарне помоћи која ће бити потписана и оверена од стране шефа дипломатско-конзуларног представништва. Да би потврда била издата пошиљалац треба да приложи тачан списак робе коју шаље, на српском и на немачком језику који садржи податке о врсти, количини и вредности робе, врсти превоза и превозном средству, податке о пошиљаоцу и примаоцу, орјентационом времену, времену и месту преласка државне границе. Потврда је потребна због тога да би се лакше и брже обавиле формалности на граничним прелазима.